关于印发《浙江省交通信息化建设项目竣工文件编制办法（试行）》的通知

浙交办〔2005〕191号
 
各市交通局（委）、厅管厅属各单位：
    为进一步加强我省交通信息化建设项目的档案管理和利用工作，更好地为交通事业服务，现将《浙江省交通信息化建设项目竣工文件编制办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。
    执行中如遇问题，请及时与厅信息中心联系。
 
浙江省交通厅办公室
二○○五年十二月九日　

 
 
浙江省交通信息化建设项目竣工文件编制办法
（试行）
 
第一章 总   则
 
    第一条  为加强我省交通信息化建设项目档案的管理和利用工作，更好地为交通事业服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1998〕4号），结合我省实际，制定本办法。
    第二条  本办法适用于新建、续建的交通信息化建设项目。
    第三条  交通信息化建设项目竣工文件是指交通信息化建设项目在立项、设计、招投标、实施、验收等全过程中形成的反映项目真实面貌，具有利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。
    第四条  各级交通主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内信息化建设项目竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。
    第五条  交通信息化建设项目竣工文件是交通信息化建设项目最终验收的基础资料，必须始终重视资料的积累与管理，按统一标准和要求进行编制，保证资料的真实、准确和系统性。

第二章 分   工
 
    第六条  项目建设单位（业主）负责组织、协调和指导设计单位、实施单位、监理单位，根据各自的职责分别编制项目竣工文件和整理项目文件（具体分工见附件1）。设计、实施和监理单位在项目完成时应按本办法的要求向建设单位移交相应档案。
    第七条  建设单位在招标、投标和签订设计、实施及监理合同（协议）时，应当设立专门条款，明确有关单位移交竣工文件的套数、费用、时间和质量要求，以及对竣工文件的整理、归档责任。
    第八条  各单位的编制工作应有专人负责，编制人员要保持相对稳定。竣工文件有关资料应与项目建设进度同步积累与整理，项目竣工时竣工文件也应编制完成。
    第九条  建设单位在项目通过竣工验收后三个月内按附件2的归档要求向本单位档案部门办理档案移交手续，并在项目档案交接签证单（见附件3）上签字，交接双方各执一份作为凭证永久保存。
    移交项目档案的同时，附科技档案归档目录（见附件4）一式二份和光盘。
 
第三章 内    容
 
    第十条  项目竣工文件分六部分编制。第一部分项目申报文件，第二部分设计文件，第三部分项目招投标及合同文件，第四部分工程实施文件，第五部分监理文件，第六部分竣工验收文件。竣工文件根据归档范围分别装订成册。正本由建设（业主、项目法人）单位保存。
 
第四章 格    式
 
    第十一条  案卷编目
    案卷构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表（详见附件5-A、B、C、D）。
    文件材料幅面原则为A4纸。
    打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用2号黑体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。
    （一）页号
    单页书写的文件材料在右下角编写页号，双页书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。案卷之间不连号。
    成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不必重新编写页号，并在备注中注明总页数。
    案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
    （二）案卷封面和脊背的编制
    案卷外封面需填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷题名、保管期限、编制单位、编制日期等项目。
    案卷内封面须填写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。
    案卷题名，应简明、准确提示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号名称、卷内文件材料内容及文件名称等。项目名称应与立项批准名称相符。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。
    编制单位，是指案卷形成部门。
    编制日期，是指案卷形成日期。
    保管期限，应依据本规定划定的保管期限。
    案卷脊背，应填写档号和关键词（不能粘贴）。
    （三）卷内目录
    卷内目录由顺序号、文件编号、文件题名、责任者、日期、页次、备注等项组成。
    顺序号——用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件材料一个号。
    文件编号——填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。
    责任者——填写文件材料直接形成部门或主要责任者，可采用通用的标准简称。
    文件题名——填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。
    日期——填写文件的形成日期（年、月、日）,用8位阿拉伯数字（如20050102）。
    页次——填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止号。
    备注——（需要时填写）。
    卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
    （四）备考表
    应标明卷内文件材料的页数（册数），不同载体形式文件的数量以及在组卷过程中需要说明的问题。
    立卷人应由责任立卷人签名。
    立卷日期应填写完成立卷的日期。
    检查人应由案卷质量审核者签名。
    检查日期应填写审核日期。
    卷内备考表排列在卷内文件之后。
    互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明载体形式。
    （五）案卷装订
    文件采用盒装。具有长期保存价值的主要工程竣工文件可采用光盘进行归档、保存。
    竣工文件采用整卷装订。文件装订应采用三孔一线方法装订，每卷装订厚度一般为20mm，30mm，40mm为宜，特殊情况可用50mm，60mm。装订时靠装订边和下边取齐，不得使用浆糊、普通胶水和金属丝等其他方式。每卷文件装订线一边至少应空出15mm，其它各边空出10mm，文字部分上下应多空出一些。对签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠。单份文件装订时，应在每份文件首页右上方加盖档号章（见附件6）。声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。照片档案归档按GB/T11821-2002《照片档案管理规范》（修订）要求。
案卷内不应有金属物。
    第十二条  竣工图编制及要求
    项目竣工时如需编制竣工图的，应由实施单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章的内容、尺寸见附件7。
    第十三条  档号
    省交通信息化建设项目档案号见附件8。交通厅信息化建设项目、市交通信息化建设项目的具体项目号由省交通厅统一确定，县（市、区）交通信息化建设项目的项目号由市交通局（委）确定。

    档号示例：

    案卷流水号由建设单位统一按竣工文件内容及编制要求排序编制。
    第十四条  采用计算机条目管理。
 
第五章 附    则
 
    第十五条  本办法自发布之日起施行。现已进入竣工文件后期整理阶段的项目请参照本办法执行。